制度導入3年目の「在宅勤務する/しない自由」と弊社社員による生の声

  • 社内の制度
  • 2017.7.21
  • かいたひと:ゆかと

2017年7月24日がテレワーク・デイになったとのことで、世の中でも「在宅勤務」が身近なものになってきましたね。
弊社も2年+数ヶ月前から在宅勤務制度を導入しています。そして今年の3月にはその制度をより利用しやすく改善しました!

現状で運用している制度とか必要な機材とか考え方とか、だいぶ具体的に紹介しますので、「会社から急に無茶振りされて在宅勤務しないといけなくなってしまった!」みたいな方にも、そうでない方にも読んで知っていただきたいです。
(弊社ではわりとうまく在宅勤務制度を導入できていますよ!)

※去年在宅勤務について紹介した記事の続きとして書くので、お時間がある方はこちらも併せてどうぞ。

在宅勤務って実際どう?在宅する人・される人が「これが困る!」とぶっちゃけてみた

【目次】
  1. 【2017年最新版】弊社の在宅勤務制度はこんな感じ!
    1. 対象となるのはどんな人?
    2. 在宅勤務制度利用の条件は?
  2. 在宅勤務しやすくするために工夫しています
    1. 在宅勤務の練習を社内でやります!
    2. ビデオ通話のための機材・環境を強化!
    3. 資料は極力紙に印刷せずにデータで共有!
    4. 1日の在宅勤務開始&終了時に勤怠連絡のメールで情報共有!
    5. サービス残業も防止!
  3. 実際はこうなんだよね…在宅勤務のウソ・ホントを社員にインタビュー
    1. 週5で在宅勤務の人
    2. 本人希望による在宅勤務の人(産前産後・育児・介護理由以外)
    3. 育児介護理由による在宅勤務の人
    4. 在宅勤務してもいいのにしない人
  4. つまり、働き方の選択肢を増やしたいのです

【2017年最新版】弊社の在宅勤務制度はこんな感じ!

が付いているところが最近の変更点です。

対象となるのはどんな人?

  • 弊社の従業員である人
    育児介護都合に限らず、全員が対象者になりました!(正社員・アルバイト問わず)
  • 自分の業務が自宅でも遂行できるタイプのものである人
  • 自宅でも仕事をサボらない人
  • 自宅や自宅に準ずる場所に「集中できる環境」がある人
    自宅に限らず実家等でもOKになりました!(ただし家族や同居人への情報漏洩には注意する)
    自宅がオフィスから非常に遠い人もOKになりました!(「遠隔地」は都度社長判断としていますが、「在来線での通勤が困難な場合に検討」なイメージです)
  • 在宅で仕事ができるパソコン環境が整っている&事前に自宅からのVPN接続申請が済んでいる人
    (原則、パソコンも光熱費やウィルス対策ソフトウェアも自腹です。※産前産後・育児・介護、または業務都合でどうしても自前のパソコンを用意できない場合には、会社から貸与することもあります。)

在宅勤務制度利用の条件は?

なんと便利で分かりやすい表が用意されています。

在宅勤務制度利用の条件の表
→表を拡大表示
※通常利用:本人希望による在宅勤務のこと。(産前産後・育児・介護を除く)
※緊急時:インフルエンザの出社停止期間等のため業務可能だが在宅が必要な場合を含みます。
※日数更新:在宅勤務をこの期間以上行うと、在宅勤務日数を増やす申請ができます(※上長や会社の上層部の会議での承認を得る必要はあります)。日数を減らす・停止する場合は即時対応可。

“通常利用”の場合、在宅勤務の曜日は固定で、「毎週月曜日は在宅勤務です」みたいな感じになります。

ちなみに、こういうのはダメです。

  • カフェでノートパソコンを開いてツッターン(セキュリティ的にNG)

  • 寝坊して電車に乗っていると間に合わないので今日は在宅にします(在宅勤務可能な日は決められているためNG)

  • 夜の方が仕事がはかどるので夜中に8時間勤務します(シフトを自由に変更できるわけではないのでNG)

在宅勤務しやすくするために工夫しています

在宅勤務の練習を社内でやります!

これから在宅勤務を始める人については、「オフィスで在宅での環境のシミュレーションをしてみる日」(仮称)が設定されます。その日は通常通りオフィスに来るのですが、

  • 自分に用事がある際は直接ではなくチャットで話しかけてもらう

  • 会議はビデオ通話で参加する

という2点に気を付けて仕事をします。

ここで万が一トラブルがあっても、オフィスでなら対処法を知っている人が周りにいるので安心!

在宅勤務しない人からしても、いつも一緒に仕事をしている人が突然在宅勤務になってアワアワ……みたいに慌ててしまわないための準備ができますね。一応本人もその場にいるわけですし。

この5月から在宅勤務を始めた5名の在宅勤務シミュレーションは4月26日と27日に行いました。
この時には特に問題は起こらなかったらしいのですが、
「MacからでもちゃんとオフィスのWindowsに接続できて良かった」
「ビデオ通話での会話に参加しづらいというか話すタイミングがつかみづらく、どうしても聞き専になってしまいがちなことに気付けた」
という確認と発見が事前にできたとのことです。

ビデオ通話のための機材・環境を強化!

約120度の広角Webカメラ!

在宅勤務の人と通信するための約120度の広角Webカメラ

パワフルなスピーカー&マイク!(スピーカーフォン)

在宅勤務の人と通信するためのスピーカーフォン

これらをこう使う!

ビデオ通話で会議に参加

すごい!IT企業感が出ている光景ですね!!(※弊社はIT企業です)

機材で重要なのは「カメラが広角」なこと。なぜなら、カメラに近い席の人まできちんと映したいから。

機材を選定した人に「選ぶポイント」を聞いてきたのですが、今のところここまで広角のWebカメラについては迷うほどの選択肢が無いんですって。(これは良いのか悪いのか……)

この機材は何個も揃っているわけではないので、タブレットやノートパソコンでビデオ通話している場合ももちろんあります。

ビデオ通話にはだいたいGoogleハングアウトを使っています。

Googleハングアウトでは待ち合わせ機能を使うと便利です!
Googleカレンダーで予定を作成し、「ビデオ通話:会議「○○○○」に参加」のリンクをクリックして待っていると、準備ができた人からビデオ通話に参加できます。

ハングアウトでビデオ通話の待ち合わせ

資料は極力紙に印刷せずにデータで共有!

在宅勤務の人はオフィスのパソコンにVPN接続できるので、資料をデータで開くのは問題なくできるのです。社内で利用する資料については、いちいち紙に印刷するようなことを減らしつつありはしたのですが、最近は意識して行っている感じです。

資料の検索もしやすくなりますし、紙を減らせてエコですし、良いことだらけですね。

1日の在宅勤務開始&終了時に勤怠連絡のメールで情報共有!

弊社では専用のメーリングリスト宛に勤怠連絡を送信すると社員全員の元に連絡がいきわたる仕組みになっています。そこへ「今日の在宅勤務を開始します」「今日の在宅勤務を終わります」というメールを送りましょうね、ということになりました。
ちなみに定型文が用意されているので、文面に悩む必要はありません。

↓赤丸のメールが在宅勤務開始/終了の連絡です。

勤怠連絡のメール

ということで在宅勤務の状況を自発的に調べなくても情報が届くようになったため、「○○さんがオフィスに居ないじゃんと思ったら今日は在宅勤務かぁ」みたいなすれ違いが減りました。

サービス残業も防止!

1日の終わりに勤怠管理システムで打刻をしたら、その日はもう会社のシステムには接続しないようにルール化されています。サービス残業は、接続のログ・PCの操作ログ・メールの受送信のログなどから適宜チェックされます。

もちろん、業務に関わるデータを持ち帰る(業務都合以外で社外に持ち出す)のは在宅勤務に関わらず元々禁止されています。

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