“全員が基本的に在宅勤務”ってどうやってるの?社員たちの1日を紹介

  • 社内の制度
  • 最終更新日:2021.1.4
  • かいたひと:ゆかと

弊社では“全員が基本的に在宅勤務”が継続中です。制度が終了する気配もありません。弊社の業務内容が在宅勤務と良い相性なのもあると思いますが、よく考えたらそれ以外にも細かな工夫をしているなぁと気付いたので、「社員の1日」として書き出してみました。特定の1名のスケジュールではなく、複数人の事例のまとめです。

前提として、弊社の在宅勤務制度はこんな感じで位置づけが変化してきました。
・2015年:制度導入。育児・介護目的の場合に在宅勤務を選択可能に
・2018年:全社員が在宅勤務を選択可能に
・2020年2月:全社員が基本的に在宅勤務に
・2020年9月くらい:在宅勤務が順調なのでオフィスを必要な分だけに縮小

【目次】
  1. 通勤しない
  2. タイムカードはWebシステムで
  3. パソコンでできる仕事なので
    1. ペーパーレス:オンラインで資料を作って共有
    2. 会議もオンライン
  4. 社内コミュニケーションはオンラインに“置き換え”
  5. 固定電話に出られません
  6. 昼休み(休憩時間)は休む
  7. 作業日報の提出もオンラインで
  8. 仕事しています

通勤しない

在宅勤務だと通勤しないんです。通勤時間ゼロです。

便宜上「在宅勤務」と書いていますが、中身は「リモートワーク」なのでセキュリティ的に問題なければ勤務地は自宅に限りません。

通勤時間がゼロでも、勤務時間外に急な仕事に呼び出されたら出勤時間としてカウントされます。呼び出されるほどに急ぎの事件は滅多に起こりませんが……

在宅勤務手当の制度はあります!各自の働く環境で冷暖房器具を適切に使ったり、通信費・電気代・水道代に充ててください、というお金です。月5,000円です。

タイムカードはWebシステムで

弊社社員の出退勤はWebシステムで管理されています。Webブラウザでログインして、ボタンをクリックしたら「出勤」「退勤」になります。会社のVPNに繋いでログインしないと打刻できないので、悪いことは考えないほうがいいです。(打ち合わせ等の直行直帰で打刻できない際は事前申請しておけばOKです)

有休申請なども同じWebシステムで管理されています。
少なくとも私はこの会社に入社してから8年以上、勤怠についての申請を紙で提出したことがありません。ずっとオンライン申請しています。

パソコンでできる仕事なので

社員にはパソコンが1人1台支給されています。WindowsとMacは選択できます(何も言わないでいるとWindowsになるのでMac派の方は申し出てほしい……)。

ノートパソコンを使っている社員はバッグに入れて持ち帰ってもらえば大丈夫なのですが、開発系や制作系の職種でタワー型パソコンを使っている場合は丸ごと自宅に配送しました。希望者には外付けモニタも支給しています。

ペーパーレス:オンラインで資料を作って共有

在宅勤務者同士で紙をやりとりする難易度が高すぎるのでオンラインでの共有に移行しました。だいたいの場合はGoogleドライブ(※社内専用)でアップロードと閲覧をしています。

今年は年末調整の記入用紙すら無くなりました。Webシステムで提出です。

会議もオンライン

お取引先との打ち合わせに訪問先住所ではなくWeb会議のURLがやりとりされる時代になりました。
弊社は社内の会議も基本的にオンラインです。基本的に在宅勤務なためです。
Web会議用のスムーズな実施のため、会社からヘッドセット(マイクとヘッドフォン)が1人1つ支給されているくらいです。

対面での社内会議は本当にほとんどありません。私がオフィスの会議室へ最後に入ったのはいつだったかな…

社内コミュニケーションはオンラインに“置き換え”

オフィスで物理的に集まって仕事をしている時って、他の人へ「いま質問してもいいですか?」と声をかけることがあるじゃないですか。
それが
「いまSlack通話かGoogle Meetかけていいですか?」とチャットで送る
に置き換わりました。
それだけです。

そしてちょっとした雑談も大切ですよね!Slackには雑談専用チャンネルも設けられています。

固定電話に出られません

弊社の代表電話にお電話いただいても出られる人がいない可能性がものすごく高いです。オフィスで電話が鳴るだけです。

新型コロナウイルス対策のため「在宅勤務・時差出勤」実施のお知らせ

こういう状況ですので、根気よくお電話をいただくよりもメールでご連絡いただけるほうが素早くお返事できます。よろしくお願いします!

昼休み(休憩時間)は休む

昼休みは自炊でも洗濯でも昼寝でも、業務以外なら何をしていてもOK!休憩時間ですからね。

昼休みの開始と終了には社内で共有しているGoogleカレンダーに「昼休み」と記載するだけです。これが「リアルタイム座席表」に自動で反映されます。いわゆるホワイトボードの行動予定表のWeb版です。在宅勤務なので厳密には“座席表”ではないですけど。

下記は「リアルタイム座席表」のスクショを全然昼休みじゃない時間帯に撮ってしまったものです。
リアルタイム座席表

作業日報の提出もオンラインで

作業日報もGoogleカレンダーに作業記録(内容と所要時間)を予定として登録します。
それをGoogle Apps Scriptで全社員分集計しています。

参加プロジェクトによってはデイリーレポートもSlackで提出します。
そこには「今日やったこと」「次にやること」に加え、「今日のひとこと」を書きます。ツッコミ可です。何気ない「ひとこと」から醸し出される人柄や生み出されるコミュニケーションの味わい深さ、いいですよ。

仕事しています

見出しに当たり前のことを書きましたが、在宅“勤務”なので業務は遂行しているんです!勤務地がオフィスなのか自宅なのかの違いだけです。

そんな弊社で一緒に働いてくれる方はいませんか?
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