スーパーフレックス制度を導入しました🙌デメリットへの対策&目からウロコな活用例を紹介

  • 社内の制度
  • 2018.7.20
  • かいたひと:ゆかと

ついに弊社でもスーパーフレックス制度を導入しました!!!

つまり、ものすごく大雑把に言い表すと「何時に出社して何時に帰ってもOK」っていう働き方ができるようになったぞー!という話です。

2018年3月から始めてまだ4ヶ月くらいしか経っていないものの、現場の社員からは「制度の恩恵すごい!」という活用術がたっぷり挙がってきましたので紹介していきます。

※正式名称は「フレックスタイム制度(コアタイム無し)」です。
※いまのところスーパーフレックスは正社員のみへの適用です。

【目次】
  1. 弊社のスーパーフレックス制度で「やっていいこと/悪いこと」独自ルールもあるよ

    1. 「スーパーフレックス」とは何だ?
    2. 心を入れ替えた私が「基本のキ」だけを説明します。
  2. スーパーフレックスの使いこなし術!

    1. セットでお得!組み合わせ可能な制度が充実しています
    2. 制度利用促進のために工夫もしています
    3. こんなことが普通にできる!実話エピソード
  3. デメリットにも少しずつ対処中です……

    1. ノー残業デー」という名目が無くなってしまった!
    2. 有休消化率が下がってしまった!
    3. 会議の予定合わせが大変になってしまった!
  4. 余分な「時間の縛り」の断捨離で結構みんなハッピーに

弊社のスーパーフレックス制度で「やっていいこと/悪いこと」独自ルールもあるよ

「スーパーフレックス」とは何だ?

突然の寸劇タイムです。

~登場人物~

いもパパさん:弊社で最も頼られている社員。
私:弊社の平社員。

~制度導入の前月、とある日~

いもパパさん「もうすぐスーパーフレックスが始まるけど、みんな制度を理解できてるのかなー」
私「ふふん。私は10時~19時シフトで、18時半から上映の映画を観に行きたい場合に『9時に出社して18時に帰っていい』ってことですよね?(ドヤ」
いもパパさん「違うよ(笑)みんなそう言うけど(笑)」
私「?!」

(お恥ずかしい……)

心を入れ替えた私が「基本のキ」だけを説明します。

さっそくですが正しい回答の例は
18時に帰りたかったら17時より前に出社すればいい
1ヶ月間の合計で1時間残業したら、1ヶ月間の合計で1時間分早く帰っていい
です。

私の発言『9時に出社して18時に帰っていい』はそれでもいいんですけど、それはただの「シフト変更」です。少々認識が狭かったということで△です。

で、「就業規則(文字だらけ!)」、「社内周知用マニュアル(むちゃくちゃ分かりやすい!)」をここにコピペしてもブログ的な意味でパッとしなかったので、とりあえず表にしてみました。

例)10時~19時(だった)1日8時間勤務の私が弊社で働く場合。
1日あたりの労働時間は?:8時間→1時間以上 1ヶ月間の労働時間は?:8時間 × 今月の所定労働日数 ※1 何時に出社すればいい?:10時(業務都合の場合のみ変更可)→朝5時~21時までの好きな時間 ※2 何時まで働けばいい?:19時(業務都合の場合のみ変更可)→22時までに帰りましょう ※2 残業の扱いは?:19時以降の勤務→1ヶ月間で「8時間×今月の所定労働日数」を超えた分
※1 今月の所定労働日数…カレンダーで言うところの平日。弊社社員の職種によってはカレンダー通りでない場合もあるのでこの表記になっています。
※2 朝5時~22時の範囲外は深夜勤務の扱いになってしまうため上司の許可無しでは勤務できません。

ほう。自由になりすぎて罠があるとしか思えないですね。疑い深いもので。

はい、そうです。この3つは自己管理しないといけなくなりました。

  1. 会議の時間帯には出社していてね
  2. 勤務時間の過不足は自分で計算してね
  3. やるべき業務はきちんとやってね

これらをきちんとできない人は「スーパーフレックスの適用解除」や「職務怠慢で懲戒処分の対象」になるんですって!やばい!がんばります!

「いやっ、いくら説明されてもスーパーフレックス全然わからんわ😇」という場合でも、以前通りに勤務できていれば条件を満たせるので、とりあえずは大丈夫ということになっています。

……「全然わからんわ😇」では話が進まないので、「分かっていて活用したいんだよ」というていで続きをどうぞ。

スーパーフレックスの使いこなし術!

「制度あるよ~使っていいよ~マニュアルどーん。どうぞ~(丸投げ)」では台無しなので、使いこなしたいですよね。

そのあたりもご用意しております。

セットでお得!組み合わせ可能な制度が充実しています

弊社、スーパーフレックス以外にも「働きやすくなる制度」が揃っておりまして。

【1】使い勝手が良い有休制度あります

2017年度の有給休暇取得率は91%!

👇有休についての話はこちらで。2016年度の有給休暇取得率は86%でした。

有休消化率86%を実現!要因を社員の“年末年始の過ごし方”から探ってみた

そんな有休を
・有休:勤務時間8時間として出勤した扱い
・午前半休、午後半休:勤務時間4時間分
・時間単位有休(通称「時間休」):勤務時間1時間単位
という切り札として利用可能です。
※半休と時間単位有休は1日1時間以上出勤した日に充てることができます。

【2】柔軟に在宅勤務できます

制度の利用は社員であれば誰でもOK!

👇在宅勤務制度の話はこちらで。
※この記事は2017年のものですが、2018年からは更にグレードアップしています!

制度導入3年目の「在宅勤務する/しない自由」と弊社社員による生の声

制度利用促進のために工夫もしています

縁の下の力持ち的なところも話を詰めてあります。

【1】「時間貯金」を可視化して分かりやすく

自分は今月どのくらい残業したんだっけかな?=「時間貯金」が一目で分かるツールを作ってもらえました。

👇こんな感じで見ることができます。私の時間貯金のスクショです。

右下の数字がマイナスだと勤務時間が足りていなくて、プラスだといわゆる「残業」になっているということです。
5月は五月病(自称)だったので積極的に遅く出勤して早く帰ったんですもん(小声)。

【2】 「帰りやすい雰囲気」が普通の光景

「時間貯金」がある人は早めに帰ったり遅めに出勤したりが推奨されます。
なぜなら残業を限りなくゼロに近づけようと、会社をあげて努力しているためです。

実際に、金曜日や月末になると残業消化のためかオフィスの人口密度がだいぶ減ります!
👇こちら6月の月末の金曜日、17時18分の様子です。ピンクの枠の数=人数です。

白:オフィスで業務中
青:会議中
黄:在宅で業務中
赤:休み
グレー:退勤済み

ということで、約37%の社員が退勤済みでした。休みの人と合わせると4割以上が勤務時間外。

ついでに正社員は「みなし残業代20時間分」も貰えています。
ということは半端に残業すればするだけ損!なのです。ぶっちゃけ。この場が「弊社社員が好き勝手書くブログ」だということを利用して書いちゃいますけど。
(一応、人事の人たち曰く「会社としては残業が損とかそういう話じゃないんで……」とのことでした。一応。)
あっ。みなし残業といっても20時間残業しろと命じられているわけではありません!その証拠が「平均残業5時間20分/月(※2017年度)」という数字に出ていますね。

自分語りをしますが、私の残業時間は
・2018年5月:0時間20分 ※2時間40分の不足だったので時間単位有休を3時間分充てました
・2018年6月:3時間45分
でした。制作の部署に所属しているのに時間数が1ケタって。

残業しないことに遠慮は不要な弊社です。

※もしみなし残業の時間を超過して残業した場合、もちろんその分の残業代も貰えます。勤務が22時から朝5時にかかってしまった場合は深夜手当も付きます。そしてそんな残業をしなければならない事態を反省して業務調整が行われます。

【3】 自分の勤務予定をこまめに共有する習慣づくり

我々社員には、社内へ共有している自分のGoogleカレンダーに勤務時間の予定をきちんと登録することが義務付けられています。

「義務付けられている」という堅苦しい書き方をしましたが、伝わればいいので「ランチ」「帰る」程度でいいんです。面白い名称の予定を入れたら優勝感もあります。

毎日いちいち予定登録するの面倒くさいわ!という人は予定をリピート登録しておき、その通りに勤務すればいいですし。

そしてそのカレンダーのデータを全社員分一覧表示できるのが、オフィスの人口密度の話のところで出てきた図です。実際には自動でほぼリアルタイム更新されているんです。超便利です。

これらとスーパーフレックスの組み合わせで、目からウロコ!?な働き方もできちゃうんです。

こんなことが普通にできる!実話エピソード集

弊社のスーパーフレックス制度の対象者な社員へアンケートで「活用術を教えてください!」と聞いてみました。
なので下記ののエピソードは実話のはずです!

※補足として、スーパーフレックス制度が導入される前は「9時~18時勤務」「10時~19時勤務」のシフトの人がほとんどでした。

👍【家族や友人に優しくできる!】

「子どもを保育園に送る→在宅勤務→移動→オフィスでMTG→移動→在宅勤務→保育園迎え」

「早朝に在宅勤務→『外出』で保育園送り&出社→夕方帰宅」

子どもがぐずり登園が遅れた場合、以前ならば少し遅れそうな場合に時間休を取得していましたが、時間休を取得しなくても調整できるようになりました。もちろん間に合うよう促しはしますが、無理矢理連れていったり、焦ったりする事がなくなり、心に余裕ができました」

「子どもが保育園への登園後に体調不良になった場合、妻に代わって迎えに行く事もできるようになったので、妻の仕事の都合も考慮できるようになりました。」

子どもが寝てる間に在宅勤務をして、子どもとの時間を沢山とれるようになった」

「在宅+昼休み+スーパーフレックスの活用で、子どもの行事に参加。帰ってまた仕事。」

「朝:出社→午後:在宅勤務→1時間程度、授業参観出席→再び在宅勤務など。以前の会社だと午後休などをたびたび取らないと勤務とするのが難しかったですが、ポッケのフレックス制度のおかげで、自分のできる範囲で日々の仕事量を調整できるので、子育てとの両立に役立ってます。」

平日に子どもの習い事を入れることができました。
 在宅[6時-8時半]→朝の準備ー保育園の送りー通勤[8時半-10時]→オフィス勤務[10時-14時]→お昼休憩を利用し保育園へお迎えー塾の送り[14時-15時]→在宅勤務[15時-16時半]業務終了→塾へお迎え」

「『●時の電車に乗らないと遅刻!』というのがなくなり、朝子どもを急かさなくて済む。(結果的に出社時刻は遅くなってますが、気持ちに余裕ができました)」

「ペットを獣医に連れて行ってから出社ができて助かります」

「社外の18時前の退勤組と晩御飯に行きやすくなった(これまでは1時間休を取得していた)」

「午前中は家事や雑務等で時間を使い、昼13時頃に新宿以外でランチ(友達と行くのもあり!)してから出社、6時間以内に退社する。仕事以外の用事が捗るし、普段とは違った気分でランチも食べれてリフレッシュできます!」
※6時間以上連続で勤務すると休憩を取得しないといけないので、帰りたい時刻が決まっている場合は注意が必要です。

👍【プライベートの時間を有効活用できる!】

「歯医者の通院を土曜日から平日の夜に変更しました」

通院してから出社、が気軽にできるようになった」

「在宅 → 歯医者 → 会社。平日に歯医者に行けるので楽。在宅開始時間もフレックス利用で朝早くからできて時間の融通が利いた。」

役所、銀行に行きやすくなった。」

「天気の良い日に大物の洗濯をしてから仕事開始!ができるので、梅雨の時期ありがたい」

「朝カフェでニュースや情報を整理してから出社ができるので前より出社後仕事が捗ります」

👍【有休や時間貯金を有効活用できる!】

「1日8時間勤務の縛りがなくなったから無駄な有休(半休、時間休)をとらず、他の日で勤務時間を調整出来るようになった。」

「以前は仕事のキリが悪く、退社前の残り時間を持て余していた時もあったが、今はすっぱり帰って、メリハリがついた」

「定刻で仕事をする必要がなくなったので、支度が早く終わったので10分早めに仕事を始めるとか、体調が悪いから45分早めに切り上げるとか、分刻みの調整ができ時間を有効活用できる。」

「月末、所定労働時間をクリアしていたので、早朝から在宅で2時間ほど仕事をして退社(6:00-8:00)。残り一日私用で過ごせた。」

残業になりそうな仕事は通勤時間のない在宅勤務日に充て、残業した分を他の日から引いて早めに上がる。」

👍【通勤電車の遅延やラッシュの回避にも】

「大幅な電車遅延→在宅勤務→正常化してから出社 ができて時間に無駄が少なくなった。」

「通勤時間をちょっと(15分くらい)遅らせて快適通勤しています。」

「朝在宅勤務→昼前に出社して、通勤ラッシュを避けての出勤にさせてもらっています。体調が安定しない時期なのでとても助かりました。」

👍【自分の身体に鞭を打たずに済む!】

「体調が悪く、早めに帰宅しても、別の日で業務時間を補填できるのでうれしいです。」

「持病で寝起きは不調なことが多いのですが、フレックスで時間に融通が利くため遅刻、欠勤というプレッシャーが軽減された。」

「月末に作業が立て込むことがわかっていたので、勤務時間の調整を行い、前もって体調を整えることができた。」

「業務の締め切りに余裕があって気分が乗らないときには1~2時間早く帰って、気分が乗っているときに集中して仕事ができる」

「集中できない日は早々に切り上げて帰り、集中できる日に思い切り詰め込めるようになった。」

「気持ち的な余裕ができるのでよりストレスが少なくなりました

👍【趣味に充てる時間が充実!】

「1時間出勤も可能で野球観戦が試合前の練習から見れるようになった!」

「試合開始前に好きなプロ野球観戦に行けるようになった。以前は球場に到着したと同時に試合が終わっていたことがあり悲しい思いをしたので、そのようなことがなくなり非常に助かっています。」

「1時間以上勤務すれば出勤になるので、午後から旅行に出かけるときなど朝少し在宅勤務すれば出勤扱いにできて、有休を減らさなくて済む。」

「金曜出発時間指定なしの格安航空券が買えるようになりました!これが買えると、よりお得に海外旅行に行けてありがたいです!」

👍【自分磨きの時間を作れる!】

「在宅+フレックスを利用して週2で近所のジムに通い始めました。人が少ない時間に行けるのでとても快適です。」

英会話教室に通い出しました。元々の定時(19時)だと、20時からのクラスに行くしかなかったので帰宅が遅くなってしまうのと、間が1時間も空くのが無駄に思っていたのですが、フレックスになったので18時半にあがって19時からのクラスに通っています。」

「毎日固定に出勤しなくていいのと、電車遅延が気にならなくなったので、朝活が中途半端にならず有意義に時間が使えるようになった!」

デメリットにも少しずつ対処中です……

さて、こんな悩みも発生しています。

「ノー残業デー」という名目が無くなってしまった!

自分の好きな日に自主的にノー残業デーしていいのよ!という前向きな意味ではあるのですが、「福利厚生」のページにどう書いたらいいか分からなくて消去されました。

アピール力が高いのはスーパーフレックスの方だと思うので、そちらに注目していただけませんかねぇ……。

そういうことを書くと「ノー残業しづらいじゃないか!けしからん!」と言われそうですけども、思い出してください、弊社は「平均残業5時間20分/月(※2017年度)」です。自主的にノー残業ができるのもあってこの少なさです。

有休消化率が下がってしまった!

「午前中に用事があるから午前半休を取得します」
だったのが
「午前中に今月分の時間貯金の消化をします」
で足りてしまうようになったから!ということです。

噂によると、既にスーパーフレックスを導入済みな他の会社でも同じ傾向がみられるそうですよ。はぁ。

なので人事や衛生委員会で“有休取得を促進するキャンペーン”をことあるごとに考えて仕込みまくっています。具体的には「連休にくっつけて有休取得しましょう!」「6月は祝日が無いので有休を使っておきましょう!」みたいな声かけをこまめにしています。

2017年度の有休消化率は91%でしたが、将来的には100%以上を目指していますから!

会議の予定合わせが大変になってしまった!

会議の予定合わせが大変な理由は「人の予定 + 会議室の空き具合」っていう複雑なことだからですよね。

そんなハードルに対して、
会議室を増やしました!!!
物理的な解決!!!

👇オフィスリニューアルについての話はこちらで

フリーアドレス導入!オフィスリニューアルでますます進化する「ポッケの働き方改革」

余分な「時間の縛り」の断捨離で結構みんなハッピーに

今更ですけど「フレックス制」で検索すると「サボれる」という候補が出てきますよね。

これ単純に疑問なんですけど、「サボりとして罪悪感を抱えつつ時間を無駄に消費する」くらいなら、「チャキチャキと仕事を片付けてサッサと帰宅したり有休を取得したりする」ほうが効率が良いのではないですか……?

はい。弊社のミッションは「楽しく働いて世の中に笑顔を」っていうやつでして。

その「楽しい」が多様化してもそれぞれ対応できる働き方を解禁していっている会社ってすごいですよね!\そうですね/(コール&レスポンス)

以上!説明部分はかなりかみ砕いた表現になった自覚があるので、細かいご質問がありましたら弊社のFacebookページ等へコメントください🤗


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