ポッケの事情～総務チームが出来ました

こんにちは　しおりママです。

突然ですが、ポッケの総務チームが出来ました！

えっ今まで総務がなかったの？

えっ今までなかったの？と思ったそこのあなた！

そうではありません。

今までは経理や人事の人が所属するサポートチームが総務の仕事をしてくれていましたが、担当する人も少なく、仕事を洗いだすと結構な業務量で大変でした。でも、みんなで分担すれば、それほど大変な仕事でもない！という事で、総務チームが出来たのです。

総務のチームできたと言っても、新設したわけではなく、私が所属するチームに総務の仕事が増えた感じです。

元々他の部署と仕事をしているチームなので、色々と意見も言いやすいようで、こんな事してほしいけど、言ってもいいのかな？なんて大きな壁もなく、風通しの良いチームになっているのかな？なんて思っています。

総務の仕事って、どんな仕事？

ポッケの総務のお仕事一覧です。

毎日	週	月
代表電話不在設定	給湯室のタオル洗濯	カレンダー更新
社内整備	備品発注	各種管理表回収
郵便受取・集荷	機密文書の処理	救急箱在庫確認
電話対応	会議室清掃	定期清掃点検案内
来客対応	給湯室カゴ清掃	名刺発注
備品管理
行動予定表の管理
応接室・会議室の管理

その他
お中元・お歳暮	社員証ケースの交換	大掃除手配
デコチョコ	クリスマスツリー設置	各種発注
年賀状	年始参拝手配	イベント準備

こうやって見るとすごい細かな事が多いですね。

この中でも、社員証のケースの交換は私も総務をやるまで、新しいものに交換できると知りませんでした。使っているうちにボロボロになってくるので、キレイなケースに交換できると嬉しいですよね。

では、上の一覧から、仕事の内容を紹介します。

イベントの準備

先日行われたファミリデーや忘年会など社内イベントの企画は、実行委員会を立ち上げ考えますが、準備などは実行委員会と共に総務もお手伝いをします。

行動予定表の管理

ポッケでは、お休みや外出などの連絡を、社内全体にメールで報告をしていますが、こちらの行動予定表にもお休みや外出の予定を記入しておきます。

仕事以外の外出（お昼休憩など）メールで報告をしない予定も記入しておくのですが、結構消し忘れている人多いんですよね。

予定の消し忘れを、朝に消しています。消していないと、お昼の時間帯に少し席をはずしているだけなのに、お昼休憩と勘違いされてしまう可能性もあるので、地味だけど必要な作業です。

フリードリンクの管理

フリードリンクと言ってもたくさんの種類があるわけではありませんが、仕事の合間にホッと一息ついてもらえたらと、コーヒーと紅茶を用意しています。

もともとはコーヒーだけでしたが、社員の要望を取り入れ、紅茶の設置やコーヒーの種類の変更なども対応しています。

会議中に一粒のアメ

ポッケの会議室や応接室にはこんなアメが用意されています。

煮詰まった会議に一粒食べればよい案が浮かぶかも…？

突然の腹痛も安心♪　救急箱在庫確認

急な頭痛や腹痛など、ちょっとつらい時に対応できるお薬を常備。つねに薬が切れないよう在庫の確認もかかしません。

本当につらい時は、病院に行ってくださいね。

給湯室の管理

社員から色々な意見が出る水回り。

ポッケの給湯室は同じフロアにいるグループ会社さんも使用している共同スペースです。

ポッケ以外の人も気持ち良くつかってもらいたい場所ですよね。

お掃除はもちろん、下に写っているまっ白いタオルも洗って毎日交換してます。

月に1回の衛生委員会

月に一回衛生委員会を開いています。

各部署の代表者があつまり、社内設備に何する管理状態や要望を社員からあつめ、対応すべきか決めています。

色々な部署の意見を聞けるので今後の参考にもなります。

社長の廣瀬も出席してます♪

社員の声に応えてみた

衛生委員会で決定したことを、早速対応したので、ポッケ社内のみで使用しているSNSで、共有したときの、投稿内容と、社員からのコメントです。

▼SNSへの投稿▼

 

▼社内SNS投稿での社員からのコメント▼

こういった反応がやる気につながるので、本当にうれしいです。

これからも、色々な意見を聞いて、よりよい社内環境をめざしていきたいと思います♪