ポッケの事情~総務チームが出来ました

こんにちは しおりママです。

突然ですが、ポッケの総務チームが出来ました!

えっ今まで総務がなかったの?

えっ今までなかったの?と思ったそこのあなた!

そうではありません。

今までは経理や人事の人が所属するサポートチームが総務の仕事をしてくれていましたが、担当する人も少なく、仕事を洗いだすと結構な業務量で大変でした。でも、みんなで分担すれば、それほど大変な仕事でもない!という事で、総務チームが出来たのです。

総務のチームできたと言っても、新設したわけではなく、私が所属するチームに総務の仕事が増えた感じです。

元々他の部署と仕事をしているチームなので、色々と意見も言いやすいようで、こんな事してほしいけど、言ってもいいのかな?なんて大きな壁もなく、風通しの良いチームになっているのかな?なんて思っています。

総務の仕事って、どんな仕事?

ポッケの総務のお仕事一覧です。

毎日
代表電話不在設定 給湯室のタオル洗濯 カレンダー更新
社内整備 備品発注 各種管理表回収
郵便受取・集荷 機密文書の処理 救急箱在庫確認
電話対応 会議室清掃 定期清掃点検案内
来客対応 給湯室カゴ清掃 名刺発注
備品管理    
行動予定表の管理    
応接室・会議室の管理    
その他
お中元・お歳暮 社員証ケースの交換  大掃除手配
デコチョコ クリスマスツリー設置 各種発注
年賀状 年始参拝手配 イベント準備

こうやって見るとすごい細かな事が多いですね。

この中でも、社員証のケースの交換は私も総務をやるまで、新しいものに交換できると知りませんでした。使っているうちにボロボロになってくるので、キレイなケースに交換できると嬉しいですよね。

では、上の一覧から、仕事の内容を紹介します。

イベントの準備

先日行われたファミリデーや忘年会など社内イベントの企画は、実行委員会を立ち上げ考えますが、準備などは実行委員会と共に総務もお手伝いをします。

行動予定表の管理

ポッケでは、お休みや外出などの連絡を、社内全体にメールで報告をしていますが、こちらの行動予定表にもお休みや外出の予定を記入しておきます。

仕事以外の外出(お昼休憩など)メールで報告をしない予定も記入しておくのですが、結構消し忘れている人多いんですよね。

予定の消し忘れを、朝に消しています。消していないと、お昼の時間帯に少し席をはずしているだけなのに、お昼休憩と勘違いされてしまう可能性もあるので、地味だけど必要な作業です。

ボード

フリードリンクの管理

フリードリンクと言ってもたくさんの種類があるわけではありませんが、仕事の合間にホッと一息ついてもらえたらと、コーヒーと紅茶を用意しています。

もともとはコーヒーだけでしたが、社員の要望を取り入れ、紅茶の設置やコーヒーの種類の変更なども対応しています。

コーヒー・紅茶

会議中に一粒のアメ

ポッケの会議室や応接室にはこんなアメが用意されています。

煮詰まった会議に一粒食べればよい案が浮かぶかも…?

アメ

突然の腹痛も安心♪ 救急箱在庫確認

急な頭痛や腹痛など、ちょっとつらい時に対応できるお薬を常備。つねに薬が切れないよう在庫の確認もかかしません。

本当につらい時は、病院に行ってくださいね。

救急箱

給湯室の管理

社員から色々な意見が出る水回り。

ポッケの給湯室は同じフロアにいるグループ会社さんも使用している共同スペースです。

ポッケ以外の人も気持ち良くつかってもらいたい場所ですよね。

お掃除はもちろん、下に写っているまっ白いタオルも洗って毎日交換してます。

給湯室

月に1回の衛生委員会

月に一回衛生委員会を開いています。

各部署の代表者があつまり、社内設備に何する管理状態や要望を社員からあつめ、対応すべきか決めています。

色々な部署の意見を聞けるので今後の参考にもなります。

衛生委員会2

社長の廣瀬も出席してます♪

衛生委員会1

社員の声に応えてみた

衛生委員会で決定したことを、早速対応したので、ポッケ社内のみで使用しているSNSで、共有したときの、投稿内容と、社員からのコメントです。

▼SNSへの投稿▼

 お知らせうがい薬

▼社内SNS投稿での社員からのコメント▼

ありがとうコメント2 ありがとうコメント1

こういった反応がやる気につながるので、本当にうれしいです。

これからも、色々な意見を聞いて、よりよい社内環境をめざしていきたいと思います♪

株式会社ポッケ

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