しんどいMTGを撲滅!「“イケてる会議をしよう”の案」を作ったよ

  • ノウハウ
  • 2017.8.4
  • かいたひと:ゆかと

私、社内の会議ってこういうものだと思っていました。

「眠い!(眠い)
「しんどい!(上司へのヨイショが)
「つまんない!(資料の朗読会状態が)

でもそんな会議をしていたら、弊社の経営理念「楽しく働いて世の中に笑顔を」は達成できない><

……という前置きを書いてはしまいましたが、私が所属している部署で「“イケてる会議をしよう”の案」を作って社内で共有したら改善の兆しが見えたよー!という話を今からします。

私はこの“案”を心掛けるようになってから会議が楽しくなりました!!!!!(個人の感想ですがステマじゃないですよ!)

※「イケてる」っていう表現がイケてるかっていう感覚は人によると思いますけれども、とりあえず意味は伝わりますよね?いいカタカナ語をご存じの方はぜひ教えてください。

【目次】
  1. イケてない会議の問題点は4つ。
  2. イケてる会議”にするために
  3. こうすると覚えやすい!会議で気を付けるポイント5つ

\うちの会社、こんな場所で会議しています!/

ポッケ応接スペース

イケてない会議の問題点は4つ。

1.参加しづらい

「発言しづらい」
上司や先輩に気をつかっちゃう。
発言力の強い人が場を支配しちゃっている。

「シリーズ物の会議に途中から参加しづらい」
前回までの議事録がないと新参者は話についていくのが大変。

2.参加していない

「発言しない人がいる」
会議に出席さえしておけばいいかなー……と思ってしまっている人もいるのでは。

3.これじゃない

「必要性がないのに会議に呼ばれる」
ブッキングミス!
事前に何の会議が知らされないまま会議が始まり、会議終了後に無駄に気付く。
「もしかしたら話を振るかも」と呼ばれたけれども、もしかしなかった。
みたいなすれ違い。

4.司会スキルがない

「司会が下手」
ていうか、司会ってどうやればいいのか分からない。
そして実質仕切る人がいない状況に全員でアタフタ。

問題点1~4のすべてにまたがる闇

「雰囲気が悪い」「参加メンバーから反応がない」
特に定例会議で起こりがち。倦怠期?

イケてる会議”にするために

1.参加しやすい会議にする

「発言しやすい」

  • 社内の会議の場では、立場はフラットだと認識しよう。
  • 自分からしつこく質問しよう。
    質問することで会議の内容や、発言の意図を理解できる。積極的に質問しよう。
  • 司会が皆に発言させるように促そう。

「途中参加しやすい」
議事録は超大切!きちんと作って有効活用しよう!

~議事録の必要性~

  • 目的を把握できる
  • 決定事項を把握できる
  • 決定に至った経緯を把握できる
  • 証拠として使える
【具体的にこうしよう】
  • 会のはじめに誰が議事録を取るのか確認する。
  • 議事録の内容が間違っている場合は遠慮せずに指摘して直してもらう。
  • 続き物の会議に途中参加するときは、これまでの議事録を読んでから参加する。

2.みんなが参加している会議にする

  • 司会じゃなくても他の参加メンバーに話を振ってみよう。
  • 意見がないことも1つの意見として言ってもらおう。

3.出席が必要な会議を見抜く

  • 司会から事前に会議資料を共有してもらい、参加を判断しよう。
    目的がはっきりしない会議は辞退してもOK。
  • 会議の途中でも、自分の参加が必要でないと判断したら途中退席してOK。

※辞退・退席してもまた呼ばれる可能性があるので、議事録は引き続き目を通しておこう。

4.司会スキルを身につける

※「司会者≠決定者」であるのは大前提。

司会はこの3点を心がけてみよう!

  1. 話を振る
    ・会議の資料では「議題」と「ゴール」を明確にしておこう。
    ・会議に呼んだ人にどう話をさせたいかを考えてから挑もう。
  2. 話の方向を正す
    ・基本的には用意した会議資料に沿って進めよう。
    ・人選が大切!
    ・会議の進捗を可視化しよう(ホワイトボードや付箋を活用)。
  3. まとめる
    ・反対意見や、「ここまでしか決められない」というのも結論の1つである
    ・次の会議のこともきちんと決めておくのが大切(議題・人選)

問題点1~4のすべてにまたがるナイスなポイント

“雰囲気が良い会議”はとても良い!

雰囲気が良い会議のために何ができる?

  • 聞いているリアクションをしてあげると雰囲気向上!
  • 「話を振る」「話の方向を正す」は普段からやっていこう!
    (そして司会の時に備えよう)

※そもそも全員が当事者意識を持って会議に出席しよう!

こうすると覚えやすい!会議で気を付けるポイント5つ

上記は短くまとめたつもりではありますが、1回読んだだけでは覚えられませんよね。私も暗唱を命じられなんてしたら家に帰りたくなってしまいます。

でも大丈夫です。
お気付きですか?重要なキーワードの頭文字を並べると弊社の社名(POCKE)にできるんです!

Person:人選を大切にしよう
Organize:計画しよう
Communication:とことん話し合おう
Kiroku:事前に資料を共有し、議事録も作ろう
Ending:最後にきちんと話をまとめよう

覚えやすいですね!!!!!!!!!!!
※まさかのローマ字
※いい英単語を募集しています

イケてる会議は、楽しい。

ぜひみなさんも実践して、みなさんの周りの会議を面白くて有意義なものだらけにしてください。
とはいえいきなり全部は無理だわーーという方は、とりあえず↓この2つからやってみるのがオススメです。

  • 社内の会議の場では立場はフラットだと認識しよう
  • 議事録をきちんと作って有効活用しよう

※詳しくはこのあたりに書いてありますよ

「こんなのが本当にできるのは一部の会社だけでしょ……」と言わちゃうかもしれませんけれども、とりあえず弊社では実践できていますよ。風通しが良すぎてどうしよう!

そんな弊社の採用募集はWantedlyからチェックしてみてくださいね(● ・ω・ ●)

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